Ciclo PDCA: Conheça a melhor forma de se realizar esse método

O ciclo PDCA é um método que permite uma melhor organização das demandas, por meio de um sistema de divisão em etapas.

Também conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Stewart, o principal objetivo do PDCA é oferecer uma melhoria contínua em qualquer processo a que seja aplicado.

Sendo assim, essa metodologia auxilia o gestor e sua equipe a lidarem com diferentes níveis de dificuldade.

Dessa forma, estágio como planejamento, revisões e práticas aplicadas continuamente em diferentes técnicas do seu negócio, podem ser aprimorados.

A sigla é originária dos termos em inglês: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar), Action (Agir).

Então, ao longo deste texto, a Saipos vai desbravar mais sobre essa ação interessante do mundo da gestão.

Vamos lá?

O que significa ciclo PDCA?

Vimos acima o significado que o significado da sigla PDCA é Planejar, Fazer, Checar e Agir.

Agora, vamos entender mais a fundo o que cada palavra quer dizer dentro dessa metodologia.

Elas formam o Ciclo da melhoria contínua, que vai do planejamento à ação de melhoria.

Pode ser definido, portanto, como um planejamento de quatro etapas, com começo, meio e fim – ou não, como veremos a seguir.

Planejar (Plan)

Essa é a primeira fase.

Aqui, o gestor deve identificar o problema a ser trabalhado ou o resultado a ser buscado, montando um plano de ação específico para esse isso.

Portanto, essa primeira etapa é a de um planejamento.

Sendo que ela é a base do gerenciamento necessário para melhorar os resultados do seu negócio.

Caso você não definir precisamente a sua dificuldade, ao chegar na próxima fase, perceberá que sua solução não foi eficaz.

Então, trata-se de um plano de ação que será detalhado após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema.

Fazer (Do)

Nessa etapa, acontece a realização de tudo que foi acordado no seu plano de ação.

Assim, todos os resultados são gerados a partir daí.

É importante lembrar que o nível dessas consequências depende da “qualidade” das ações e do grau de execução do plano de ação sugerido.

Portanto, aqui é a fase onde colocamos mãos à obra.

Todas as práticas devem estar alinhadas com o que foi planejado na fase anterior.

Caso o gestor tenha definido que o objetivo era melhorar suas competências na área de atendimento e planejou participar de um curso sobre o tema, este é o momento de providenciar a matrícula e frequentar as aulas.

Dessa maneira, é bastante importante manter um registro dos resultados para ser utilizado na etapa seguinte.

Checar (check)

Esta terceira fase é uma oportunidade de pensar sobre os resultados obtidos.

E, também, sobre o comprometimento de todos os envolvidos na aplicação das ações definidas.

Sendo assim, o gestor poderá identificar a diferença entre o que foi realizado e o que foi planejado no plano de ação, verificando o cumprimento dos padrões da qualidade.

Então, vale comparar o desempenho do gestor antes e depois do curso que se matriculou.

Existem diferenças na qualidade da capacidade de atendimento? Ele recebeu algum elogio por parte da equipe, sócios ou superiores?

Vale a pena a análise para entender os resultados.

Agir (Action)

Chegamos à última fase desta metodologia.

Foram aplicadas ações corretivas a partir dos resultados das etapas anteriores.

Dessa forma, é possível reiniciar o ciclo a partir das lições aprendidas no fase anterior.

O que estiver dentro do padrão de qualidade desejado é mantido.

Os pontos que puderem ser melhorados devem ser alvo de reavaliação.

Então, o método PDCA oferece uma melhoria contínua, a partir das constatações da etapa de verificação e das medidas corretivas da fase final.

Quais as vantagens de fazer um ciclo PDCA?

Como vimos até aqui , o ciclo PDCA é uma ferramenta estratégica que possibilita regularizar os processos do seu negócio com mais qualidade.

Assim, sua equipe será capaz de se organizar produtivamente nas atividades que são destinadas.

Isso porque cada etapa do ciclo PDCA é bem definida e tem finalidades específicas.

Portanto, essa metodologia otimiza o trabalho e auxilia no aprimoramento do desempenho das tarefas do seu time de funcionários.

Cada fase indica os pontos positivos e negativos, compartilhando a aplicação de medidas para corrigir e prevenir, gerando um conhecimento maior das demandas.

Dessa forma, os benefícios do ciclo PDCA também são:

• Facilitar na realização de decisões assertivas;

• Permitir que o gestor coordene ações para conseguir cumprir seus objetivos;

• Permitir uma melhor identificação e correção de falhas;

• Facilidade para enfrentar desafios e alcançar metas.

Além disso, existem outras vantagens que o ciclo PDCA pode trazer para seu negócio. Confira!

1. Auxilia na tomada de decisões 

Essa metodologia auxilia a entender os pontos positivos e negativos de um negócio, principalmente por ter um grande foco no aprimoramento.

Dessa maneira, optar pelo achismo acaba por gerar prejuízos e perdas dentro de suas ações.

Então, estudar todas as facetas do planejamento para depois tomar a decisão é uma das utilidades do método de ciclo PDCA.

2. Minimiza Custo

Utilizar o ciclo PDCA pode permitir que seu negócio teste uma mudança de processo em pequena escala.

Isso, claro, antes de gastar em um procedimento onde o funcionamento não é correto ou que requer ajustes.

Sendo assim, seu empreendimento pode funcionar normalmente enquanto você estuda o efeito de uma mudança no processo.

Isso porque um novo método pode requerer técnicas adicionais para entrar em produção.

Porém, antes de obter qualquer adicional, seu negócio pode testar, por meio do PDCA, o processo para garantir a meta desejada, como mais produtividade e melhoria da qualidade.

3. É ampliável

Já que o gestor apura e estuda com sucesso um novo procedimento ou técnica de processo, seu negócio pode expandir o experimento.

Assim, terá garantia de que ele pode possibilitar as vantagens esperadas.

Isso pode ser observado quando um novo recurso de produção proporciona diversas melhorias em um setor do empreendimento.

Então, passa a ser aplicado em outras áreas, com o objetivo de expandir as eficiências no seu negócio.

Aqui vamos acompanhar um ciclo PDCA exemplo para compreender melhor a metodologia.

Vale ressaltar que esse método pode ser utilizado em qualquer tipo de negócio.

A Saipos vai exemplificar o uso do procedimento para você entender melhor.

Acompanhe!

1. Planejar (Plan)

Vamos começar considerando um gerente de restaurante com uma grande equipe para o ciclo PDCA exemplo.

Ele inicia o dia planejando suas atividades considerando as metas do time de colaboradores.

Então, após ter sua lista de tarefas validada por sua superior, passando para a fase seguinte.

2. Fazer (Do)

Durante o dia ele irá produzir tabelas de controle (estoque e vendas) utilizando as ferramentas adequadas para cada tarefa.

Quando necessário, ele irá interagir com outros membros da equipe em busca de informações sobre o projeto.

3. Checar (Check)

Perto do final do dia, o gerente fará uma revisão do que realizou até ali.

Dessa forma, esta etapa pode ser feita individualmente ou com o resto dos colaboradores.

Os objetivos individuais planejados para aquele dia foram alcançados? Nós avançamos como equipe?

4. Agir (Action)

Observando que os objetivo foram alcançados, o gerente pode se existia uma forma mais ágil de realizar alguma atividade.

Assim, a equipe pode avaliar qual o impacto destes novos passos conquistados para as outras áreas do restaurante.

Além disso, o time pode trocar experiências, possibilitando uma melhora em algum processo.

Caso os objetivos não tenham sido alcançados, este é o momento de questionar e refletir a razão das falhas.

Alguma atividade dependia da conclusão do trabalho de outro colaborador? O desconhecimento de alguma tecnologia prejudicou o resultado? O gerente falhou ao esquecer de dar alguma informação relevante a respeito do projeto?

Dessa maneira, o mais importante é que todos aprendam com as lições do dia e procurem aprimorar seus desempenhos individuais no dia seguinte.

Ciclo PDCA como fazer da melhor forma?

Não existe jeito errado de aplicar o ciclo PDCA.

Por ser uma metodologia adaptável e universal para todos os tipos de negócio, ela pode realmente ser utilizada de pequenos comércios a gigantes multinacionais.

Sendo assim, o ciclo PDCA como fazer tem como únicas obrigatoriedades as quatro fases que compõem o ciclo, conforme mostramos durante o texto.

Fora isso, cada pessoa e cada negócio terá seu próprio jeito de aplicar e implementar o processo.

Por isso, não existe uma receita correta a ser seguida.

Então, o importante é a aplicação do conceito e, claro, a obtenção de bons resultados.

Você pode até mesmo aplicar na sua vida pessoal.

Trace um objetivo e desenvolva o seu PDCA.

Com certeza trará ótimos resultados!

Fonte: Saipos